Устаревшая практика управления документами - это проблема, которая преследует множество различных компаний и предприятий. Без системы электронного документооборота(СЭД) и управления информацией, документы будут перемещаться по всей компании, ее различные отделы будут пытаться найти свою собственную систему для эффективного управления документами и документооборотом. СЭД - это решение для автоматизации документооборота, хранения и поиска документов, а также управления сквозными бизнес-процессами компании. СЭД Comindware - это управление различными видами документов на предприятии с использованием компьютерных программ и систем хранения данных. Система электронного документооборота позволяет предприятию и его пользователям создавать документ или снимать печатную копию в электронном виде, хранить, редактировать, печатать, обрабатывать и управлять иным образом документами в виде изображений, видео и аудио, а также в текстовой форме.
Преимущества перехода на цифровые технологии
Если вы не хотите выделять место для картотечных шкафов, электронная память предлагает хорошую альтернативу. Ваш ноутбук или настольный компьютер может записывать ваши деловые операции, отправлять и хранить счета-фактуры, а также вести ваши финансовые записи, не занимая никакого дополнительного пространства.
Какие преимущества можно ожидать от СЭД Comindware?
- Удобный поиск: СЭД имеет встроенный контроль версий, который позволяет автоматически версифицировать документы и гарантировать наличие полной истории документов. Поскольку все работают над одним и тем же документом в рамках СЭД. Проблемы связанные с несколькими копиями документов, рассеиваются, как и необходимость распространять копии по электронной почте. Удобный и быстрый поиск является ключевой целью установки данной системы.
- Контроль версий: в тех случаях, когда необходимо поддерживать различные версии документа (как в случае со спецификациями продукта), важно четко определить последнюю версию, включая последовательность всех существующих версий. СЭД может устранить хаос, который в противном случае может возникнуть при попытке найти конкретную версию.
- Повышенная безопасность и контроль документов: Регулируемый контент может быть чрезвычайно чувствительным, и наличие адекватной безопасности и контроля является императивом. Достижение этой цели с помощью систем управления документами на основе бумажных или файловых ресурсов является чрезвычайно сложной задачей. Способность четко демонстрировать хранение и прослеживаемость документов является нормативным требованием, и СЭД может помочь вам выполнить его с помощью аудиторских следов и отслеживаемых и детализированных средств контроля безопасности. Документы являются одним из ваших основных активов в области интеллектуальной собственности, и их защита должна быть на первом месте в вашем списке.
- Снижение затрат: управление значительным объемом документов, генерируемых в ходе бизнеса, является дорогостоящим. В бумажной системе бумага, чернила, папки, картотечные шкафы, персонал и другие требования стоят денег. Даже в электронной системе вам нужны компьютеры, носители информации и персонал системного администрирования. Системы управления документооборотом могут снизить эти затраты, удовлетворяя все связанные с документами требования (описанные выше) должным образом.
Документы также должны быть защищены от стихийных бедствий, таких как пожары и наводнения. СЭД может значительно облегчить восстановление документов в случае аварии.
